複数サイクルのプロジェクトのタスク管理

現在の案件は組織の業務改善を目的とするプロジェクトで、トータル5年。業務は1年サイクルで回り、ステアリングコミッティーが半年に1回となっている。プロジェクト開始前に大きな活動は作成され、それに基づいて調整しながらの実施が期待されている。

こういう複数回のサイクルの活動はあまり経験がなく、計画やタスクの管理がぴんと来ていなかったがとりあえず現在これでいけそうだというところに落ち着いたのでまとめてみる。

ざっくりと以下の通り。

１．5年間で実施すべき活動がざっくりと定義されている。
２．毎月頭にこの活動からこの先3か月のタスクを切り出す
３．日々タスクを管理し、必要に応じてタスクを追加する
４．毎月末に活動報告を作成する
５．半年ごとにProjectの報告書を作成する
６．ステアリングコミッティーで活動を見直す

メンバーがPMBOKなどになじみがなく、またすべての活動のタスクを切り出すとやる気が失せる気がするのでこういった形にしています。

もっといいやり方などあればぜひ教えてください。