業務改善の相談された話（まだ始めたばっかり）
話の流れ
先日軽く相談されてたITに興味ある人と業務ハックの打ち合わせ。業務ハックと言った方がなんか良い感じがするのでこう呼んでおきます。
相談の内容はこんな感じ。
社員20人くらいの会社。受注生産の機械を作るメーカーにたいしてフレームなどを納めている。注文を受けると、フレームから部材を検討し、材料を発注、一部を外注、社内で加工し、検品の後、納品する。
問題は残業が常態化していて、社員が疲弊している一方、利益が十分に出ていないとのこと。ヒアリングしての課題は、
- 大まかに見積もりされていて、案件ごとの利益計算が出来ていない
- 標準工数が設定されておらず、スケジュール遅延が頻発
- 改善のための時間が取れない
まずは業務の流れを確認した。
まずは最初のステップとして彼の負荷を減らすことに目標を設定。業務の中で単純作業で1人でやっている作業を見つけ、修正を提案するなど。
業務フロー
上の話をするときに文章で仕事の流れを書いてもらった。これにデータの入出力、担当する人を加えると業務フローになる。これを作ると仕事の流れを他の人と共有できるし、改善を考えるときの補助線になる。
超上流から攻めるIT化の事例集：システム化の方向性と計画：IPA 独立行政法人 情報処理推進機構
IPO
あと、業務を分析する際にIPOを考えること。IPOは3つの単語の頭文字でそれぞれ以下の意味。
- I（Input）：入力
- P（Process）：処理
- O（Output）：出力
どんな情報や書類などから、どういった手順で処理を行い、結果としてどんな情報や書類を作るかを考えると、そこでやっている「作業」が何のためかが他の人に伝わりやすく表現できると言う話をした。
フローチャート
あと、これは説明し忘れたけど、プログラムを書くときにこれを意識しておくといい。特にプログラミング初心者だと、繰り返しの処理とかイメージしづらいと思うのでこれ良いと思う。
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今後
改善対象の作業のマクロをざっと組んだので、彼に使ってもらって、VBAに触れてもらいながら動作検証をしてもらう。
